근로계약서를 쓰지 않았거나 써 두고 교부하지 않았을 때의 제재를 과태료로 알고 계신 경우가 많습니다. 미작성도, 교부의무 위반도, 개별 근로계약을 변경하고 서면을 다시 교부하지 않은 경우도 실제로는 벌금입니다. 그럼 무엇이 다를까요? 행정질서벌과 형사처벌은 성격이 다릅니다. 벌금형은 전과로 남고 검찰 단계를 거칩니다. 이 글은 실무에서 자주 문제가 되는 부분 셋을 순서대로 살펴봅니다.
과태료가 아니라 벌금입니다
근로기준법 제114조는 제6조, 제16조, 제17조, 제20조 등을 위반한 자를 500만원 이하의 벌금에 처한다고 규정합니다. 제17조가 근로조건 명시 의무이니 미작성·미교부는 이 조항에 포섭됩니다.
| 구분 | 과태료 | 벌금 |
|---|---|---|
| 법적 성격 | 행정질서벌 | 형벌 |
| 부과 주체 | 행정청 | 법원 |
| 전과 기록 | 남지 않음 | 남음 |
| 근로계약서 미작성 | 해당 없음 | 해당 |
정확히는 "벌금 500만원"이 아니라 "500만원 이하의 벌금"이라 상한입니다. 사안의 경중과 위반 규모에 따라 실제 액수는 달라지고, 근로자 한 명당으로 계산되는 구조라 인원이 많으면 합계가 커집니다. 다만 실무에서 더 크게 다가오는 건 금액보다 형사 절차 자체입니다.
무엇을 적어야 하나: 5호가 가장 포괄적입니다
제17조 제1항이 열거하는 다섯 가지는 이렇습니다.
- 임금: 총액 한 줄이 아니라 구성항목·계산방법·지급방법까지 적습니다
- 소정근로시간: 시업·종업 시각과 휴게시간을 같이 적어 둡니다
- 제55조에 따른 휴일: 주휴일을 무슨 요일로 할지
- 제60조에 따른 연차 유급휴가: 5인 미만 사업장이면 주기로 약정했는지가 기준입니다
- 그 밖에 대통령령으로 정하는 근로조건: 이 항목이 가장 포괄적입니다
그런데 정작 주목할 부분은 열거가 아니라 제1항 후단입니다.
근로계약 체결 후 다음 각 호의 사항을 변경하는 경우에도 또한 같다.
최초 체결 시 1회로 끝나는 의무가 아니라는 뜻이죠. 임금이 오르거나 근로시간이 조정되거나 직무가 바뀔 때마다 명시 의무가 다시 발생합니다.
다섯 번째인 "대통령령으로 정하는 근로조건"은 시행령 제8조가 채웁니다. 취업의 장소와 종사할 업무, 법 제93조 제1호부터 제12호까지에서 정한 사항, 부속 기숙사에 기숙하게 하는 경우 기숙사 규칙 세 가지입니다. 이 중 두 번째가 취업규칙 필수 기재사항을 그대로 준용하다 보니 실제 범위가 상당히 확대됩니다. 시업·종업 시각과 휴게시간, 교대근로, 임금의 결정·계산·지급 방법, 가족수당, 퇴직에 관한 사항이 전부 여기에 포함되거든요.
그런데 실무에서 정작 자주 누락되는 건 오히려 첫 번째, 취업 장소와 담당 업무입니다. 나중에 근무지 변경이나 직무 전환을 두고 다툼이 생겼을 때 이 기재의 유무가 판단에 영향을 줍니다.
교부
두 번째로 자주 문제가 되는 부분입니다. 제17조 제2항이 별개의 의무를 부과합니다.
사용자는 제1항제1호와 관련한 임금의 구성항목·계산방법·지급방법 및 제2호부터 제4호까지의 사항이 명시된 서면(「전자문서 및 전자거래 기본법」 제2조제1호에 따른 전자문서를 포함한다)을 근로자에게 교부하여야 한다.
의무가 둘로 나뉩니다. 근로조건을 계약서에 적는 명시(제1항)와 그 서면을 근로자에게 주는 교부(제2항)입니다. 그럼 작성해서 서명까지 받았으면 충분할까요? 그렇지 않습니다.
작성해서 서명까지 받았더라도, 한 부를 주지 않았다면 제2항 위반입니다.
실무에서 가장 흔한 누락 유형이고 진정 사건에서 자주 지적됩니다. 물론 전자문서로 교부해도 무방합니다. 조문이 명시적으로 전자문서를 포함시키고 있어서 이메일 발송으로도 요건을 충족하고, 오히려 발송 기록이 자동으로 남아 입증에 유리하죠. 종이 계약서를 두 부 만들어 한 부를 건네는 방식은 그 순간에는 확실하지만, 몇 년 뒤 "받은 적 없다"는 주장이 나오면 반박할 자료가 마땅치 않습니다. 그래서 서명본을 스캔해 본인 메일로 보내 두는 방식이 무난합니다.
그리고 제2항이 교부 대상으로 특정한 임금 관련 사항은 셋입니다. 구성항목, 계산방법, 지급방법.
- 구성항목: 기본급 2,200,000원 / 식대 200,000원 / 직책수당 300,000원
- 계산방법: 월 소정근로시간 209시간 기준 월급제
- 지급방법: 매월 25일, 근로자 명의 계좌 이체
"월 급여 270만원"처럼 총액만 적으면 구성항목과 계산방법이 누락됩니다. 그런데 이 누락은 근로자보다 사용자에게 더 불리하게 작용합니다. 어떤 항목이 어떤 성격으로 지급된 것인지 계약서로 특정되지 않으면 통상임금 분쟁에서 회사가 방어할 근거가 사라지고, 연장·야간·휴일근로수당 산정 기초를 두고 다툼이 벌어지니까요. 저는 이 조항이 근로자를 위한 규정으로만 읽히는 게 오히려 아깝다고 봅니다. 회사가 정한 임금 구조를 문서로 확정해 두는 장치이기도 하거든요.
근무 변경 후 근로계약서를 다시 작성하지 않았다면
제2항 단서가 예외를 둡니다.
다만, 본문에 따른 사항이 단체협약 또는 취업규칙의 변경 등 대통령령으로 정하는 사유로 인하여 변경되는 경우에는 근로자의 요구가 있으면 그 근로자에게 교부하여야 한다.
- 개별 근로계약을 바꿨을 때: 근로자가 요구하지 않아도 교부해야 합니다 (본문)
- 취업규칙·단체협약이 바뀌었을 때: 근로자가 요구할 때 교부합니다 (단서)
집단적 규범이 바뀔 때마다 전 직원에게 새 서면을 돌리라는 취지는 아니라는 점에서 실무 부담을 덜어 주는 조항입니다. 다만 연봉계약서를 갱신하는 것처럼 개별 계약을 고쳐 쓰는 경우에는 단서가 적용되지 않으니 새 계약서를 교부해야 합니다. 연봉계약서도 근로계약서의 한 형태라 제17조가 그대로 적용되고, 미작성·미교부의 제재도 과태료가 아니라 같은 500만원 이하의 벌금입니다. 연봉만 새로 정하고 서면을 다시 만들지 않는 경우를 자주 보는데, 이때가 위반입니다.
사실 500만원보다 무서운 건 따로 있습니다
세 번째로 문제가 되는 부분입니다. 제재만 놓고 보면 500만원 이하 벌금이지만, 실무상 더 큰 부담은 입증책임에서 나옵니다. 근로조건에 다툼이 생겼을 때 계약서가 없으면 회사가 주장하는 조건을 뒷받침할 자료가 없습니다. 근로시간, 임금 구성, 담당 업무 범위가 전부 근로자 진술에 의존해 판단될 가능성이 커지죠. 계약서는 근로자를 보호하는 문서이면서 동시에 사용자가 정한 조건을 증명하는 문서인데, 작성 부담과 미작성 리스크를 비교하면 후자가 훨씬 큽니다.
점검할 때 저는 교부 기록을 가장 먼저 봅니다. 작성 여부는 계약서가 있으면 바로 확인되지만, 교부 여부는 나중에 다투기 시작하면 입증할 방법이 마땅치 않기 때문입니다. 이메일 발송 기록 하나면 끝나는 일인데 그걸 안 남겨서 곤란해지는 경우가 생깁니다.
정리하면, 근로계약서 위반은 행정처분이 아니라 형사처벌입니다. 명시와 교부는 서로 다른 의무이고, 조건이 바뀔 때마다 새로 발생합니다. 그리고 실제로 무서운 건 벌금이 아니라 입증책임이고요. 계약서 파일을 열고 이 순서로 확인하시면 됩니다.
- 서명본을 근로자에게 준 기록(이메일 발송 기록)이 남아 있다
- 임금이 구성항목·계산방법·지급방법으로 나뉘어 적혀 있다
- 연봉 조정 후 계약서를 다시 썼다
- 수습기간과 그 기간의 임금이 특정돼 있다
- 단시간근로자라면 근로일별 근로시간이 있다
- 취업 장소와 담당 업무가 기재돼 있다
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참고 법령
- 근로기준법 제17조(근로조건의 명시), 제114조(벌칙)
- 근로기준법 시행령 제8조(명시하여야 할 근로조건)
법령은 개정될 수 있으므로 실제 적용 시 최신 내용을 확인하시기 바랍니다.
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